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Offre d’emploi – Gestionnaire du département Bordeaux Neurocampus

Le département Bordeaux Neurocampus rassemble les laboratoires de neuroscience de l’université de Bordeaux, soit 650 scientifiques dans 55 équipes de recherche. Sa mission est de coordonner l’activité́ scientifique et de mettre en commun tout ou partie de leurs moyens et d’assurer l’animation scientifique.

En tant que Gestionnaire de département de recherche, vous assurez d’une part, des tâches de gestion administrative et financière ainsi que de gestion évènementielle et d’autre part, l’assistanat de direction auprès de la directrice du Département.

Missions

Missions administratives et financières

  • Piloter les activités et rendre compte à l’aide de tableaux de bord (reporting).
  • Participer à l’élaboration du processus de dialogue budgétaire.
  • Mise en place et suivi du budget et des différentes conventions en collaboration avec la DF.
  • Contribuer à l’élaboration du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses.
  • Réalisation de la facturation.
  • Organisation logistique des séminaires hebdomadaires et des PhD séminaires mensuels (contact des chercheurs invités, réservation de leur voyage + hôtel, élaboration des ordres de mission, suivi et remboursements des frais éventuels, organisation des lunchs et élaboration de tableaux de synthèse).
  • Organisation logistique du Colloque scientifique annuel et de manifestations scientifiques (organisation des réunions de préparation, conception de retroplannings, élaboration du programme en collaboration avec la directrice et le chargé de communication, élaboration et suivi du budget et des demandes de subventions puis mises en place des subventions avec la DF, contact des speakers invités et organisation de leurs missions (voyages + hôtel), recherche de fournisseurs et négociations, gestion du traiteur, gestion et facturation des inscriptions, gestion de la logistique avec le service congrès de l’Université, gestion financière et administrative des sponsors, accueil des participants et appui logistique sur le site pendant les manifestations.
  • Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes).
  • Gestion de la plateforme de biochimie : établissement des bons de commande et suivi, réalisation de la facturation des prestations, suivi du budget et des différentes conventions avec les responsables de la plateforme et la DF.
  • Gestion budgétaire des Appels à Projets Bordeaux Neurocampus et mise en place des crédits avec la DF.
  • Diverses tâches administratives : création de fournisseurs, création de clients, gestion des demandes courantes, suivi des besoins matériels de la structure, établissement de tous les bons de commande de la structure et suivi, classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables, etc.

Missions d’assistante de direction

  • Rédaction, mise en page et diffusion de courriers, de compte-rendus et de documents administratifs.
  • Organisation des réunions des différents comités et conseil, assemblées générales ainsi que des réunions et des visites officielles (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, etc.).
  • Rédaction et diffusion des comptes rendus de ces réunions.
  • Organisation du classement et de la conservation des dossiers, pièces administratives, pièces comptables, courriers, notes, rapports.
  • Recueil et synthèse de différentes informations notamment RH pour la directrice auprès des membres du conseil ou du comité des directeurs.

Compétences

  • Parfaite connaissance des règles et techniques de comptabilité.
  • Analyser les données comptables et financières.
  • Appliquer des règles financières.
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes.
  • Exécuter la dépense et la recette.
  • Parfaite connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
  • Connaissance du mode de fonctionnement des administrations publiques.
  • Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.

Savoir-faire

  •  Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
  • Réaliser des synthèses.
  • Rédiger des rapports ou des documents.
  • Concevoir des tableaux de bord.
  • Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Utiliser les outils bureautiques
  • S’exprimer oralement ou par écrit
  • Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
  • S’exprimer à l’écrite et à l’oral en anglais, comprendre une demande écrite en anglais et y répondre par écrit (niveau B2)

Savoir-être

  • Sens du travail en équipe et en relation partenariale
  • Rigueur, organisation et fiabilité
  • Réactivité
  • Bonnes capacités relationnelles
  • Autonomie

Profil de poste

Catégorie A

Rémunération à partir de 1733€ brut par mois selon profil et expérience +50 jours de congés annuels.

Prise de poste : février 2022

Renseignements / Candidatures

Merci d’adresser vos candidatures à Nathalie Sans, directrice de Bordeaux Neurocampus.

Ou via le formulaire

https://www.u-bordeaux.fr/

04/01/22